Ferramentas de Gestão, o que elas podem fazer pelo empreendedor

Empreender é definir estratégias, gerenciar pessoas, cuidar do relacionamento com o cliente, dos fornecedores, das finanças, dos processos internos, enfim, monitorar de perto tudo que acontece no negócio.

A boa notícia é que há muitas ferramentas de gestão, que são capazes de auxiliar os profissionais nestas diferentes atribuições.

Não importa o tamanho da empresa ou organização da sociedade civil (OSC), o bom uso das ferramentas de gestão no dia a dia vai trazer inúmeros benefícios, começando por construir uma base de sustentação para resultados financeiros crescentes e impacto social e ambiental positivos para a sociedade.

Decisões se tornam mais assertivas e os resultados mais efetivos também!

A seguir, conheça algumas das ferramentas que a CausaMais utiliza em seus projetos e nas soluções personalizadas que cria para seus clientes.

O que são Ferramentas de Gestão?

As ferramentas de gestão são uma instrumentos que facilitam a visualização e controle dos processos existentes na organização. Ou seja, elas facilitam a busca pela excelência da gestão, que se traduz, ao final, em resultado financeiro positivo.

Por meio dessas ferramentas, é possível compreender melhor a dinâmica das diferentes áreas, por exemplo, e fazer com que eles trabalhem em harmonia para o alcance dos objetivos financeiros, sem deixar o impacto social e ambiental de lado.

Com as inúmeras possibilidades de ferramentas disponíveis atualmente, é possível impulsionar a eficiência e produtividade das equipes, criar parcerias sustentáveis, otimizar rotinas, ter melhores processos e tomar decisões com maior assertividade.

Por que utilizar uma ferramenta de gestão?

O uso das ferramentas oferece inúmeros benefícios e vantagens às empresas e organizações, entre os principais é possível citar:

• Aumento da produtividade dos colaboradores e voluntários;

• Otimização da organização interna;

• Controle dos processos de produção e prestação de serviços;

• Redução do impacto ambiental;

• Redução de custos e desperdícios.

As Ferramentas de Gestão mais utilizadas

Conheça, a seguir, algumas das principais ferramentas de gestão e porque utilizá-la. Longe de esgotar o rol de ferramentas disponíveis, colocamos foco nas mais utilizadas.

1. Plano de Negócios ou Teoria da Mudança

São ferramentas utilizadas para detalhar os objetivos ou propósito de uma organização, seja com ou sem fins lucrativos e seus impactos na sociedade.

Essa ferramenta traz o detalhamento, o passo a passo para colocar o negócio em operação. Um negócio surge e evoluiu em fases, desde sua concepção até o lançamento, a validação do modelo de negócios e as etapas seguintes de entrada em operação até ganhar escala e crescer de forma sustentável.

Possibilita conduzir as etapas de implantação do negócio de maneira organizada, estruturada e sequencial.

A Teoria da Mudança pode ser considerada como uma evolução do Plano de Negócios pensando no impacto social e ambiental efetivo, um modelo que consegue traduzir o plano de negócios tradicional, para organizações com fins lucrativos, com o objetivo dos negócios de impacto.

Por que usar plano de negócios ou a teoria da mudança?

Podem ser utilizados para iniciar o negócio, mas também para apresentá-lo para novos investidores (ou apoiadores, no caso de OSC), pois com o plano de negócios bem estruturado, é possível conter ou diminuir os riscos e há maior clareza sobre o potencial de resultados a curto, médio e longo prazo, informações essenciais para a decisão de investimento ou aporte de recursos em determinada organização.

2. Análise SWOT

A Análise SWOT é uma ferramenta de gestão usada quando o gestor precisa ter um diagnóstico detalhado sobre uma determinada situação. São analisados quatro pontos de vistas distintos sobre a organização.

• Strengths (Forças). Apresenta os pontos fortes da organização e o que ela pode oferecer ao mercado;

• Weaknesses (Fraquezas). Os pontos fracos estão relacionados com o que a organização melhorar para melhorar seus resultados;

• Opportunities (Oportunidades). Mostra o cenário externo, com o objetivo de identificar oportunidades e novos objetivos que a organização pode vir a estabelecer no futuro;

• Threats (Ameaças). Verifica os concorrentes e os fatores do ambiente externo que podem ameaçar o sucesso da organização. Consequentemente, que precisam ser evitados ou tratados.

Na análise SWOT, as forças e fraquezas são considerados fatores internos. Enquanto as oportunidades e ameaças são externas e por isso, além de conhecer bem a organização internamente, é preciso ter conhecimentos sobre o setor de atuação, ou seja, concorrência e mercado.

Por que usar matriz SWOT?

Ela é utilizada com o objetivo de sinalizar os pontos que a organização pode aproveitar melhor ou o que precisa ser aperfeiçoado. Com a análise SWOT, as organizações conseguem atingir resultados melhores. Como, por exemplo, participação mais ativa no mercado e aumento de vendas. É uma ferramenta de melhoria, não de reposicionamento ou para grandes transformações.

3. Project Model Canvas (PMC)

O PMC é uma ferramenta ágil e de fácil aplicação voltada para a elaboração e execução de projetos.

É uma ferramenta baseada na neurociência, inteligência colaborativa e coletiva. Ela pode parecer complexa ao primeiro contato, mas sua utilização é bastante simples e até mesmo intuitiva.

Tudo numa página e pouco texto para responder as principais questões de um projeto.

As ferramentas de gestão de projetos como PMBOK, Ágil ou Agile, Scrum e outras são aplicáveis para grandes projetos ou projetos complexos quando o PMC se torna um instrumento limitado para o planejamento, execução e controle das atividades e equipes envolvidas.

Por que usar o PMC?

Essa ferramenta é indicada para gestores que desejam inovar e desenvolver e executar projetos. Os elementos visuais e o formato da apresentação das informações são pontos fortes desta ferramenta.

4. Indicador de Desempenho

KPI, Key Performance Indicator, ou indicador de desempenho é ferramenta essencial para qualquer gestor. É usada para avaliar se determinado projeto ou processo está contribuindo para os objetivos da organização.

Isso significa que, entre as várias ferramentas de gestão existentes, os KPIs são os que irão oferecer informações rápidas e confiáveis para a tomada de decisão no dia a dia da organização.

Por que adotar o KPI?

Os indicadores permitem que os gestores acompanhem os resultados das ações que estão em andamento e podem, também, fornecer insights sobre melhorias.

É por meio de indicadores que é possível acompanhar a evolução de vendas ou doações, se estão dentro do previsto ou não, avaliar se há desperdícios de tempo e recursos que poderiam ser evitados e assim por diante.

5. Ciclo PDCA

Uma das ferramentas mais utilizadas para a implementação de mudanças na organização, o ciclo PDCA é composto por quatro etapas — que formam sua sigla — e pode ser executado e reiniciado seguidamente para que a organização possa evoluir constantemente:

• Plan (Planejar). Desenvolver o plano, considerando dados e informações;

• Do (Fazer). Executar o plano definido;

• Check (Avaliar). Momento de coleta de informações dos resultados obtidos e avaliação de desvios em relação ao planejado;

• Act (Agir). Com os resultados da avaliação, decidir se há ou não a oportunidade ou a necessidade de um novo ciclo de melhoria.

Por que usar Ciclo PDCA?

Por ser feita em ciclos, essa ferramenta de gestão pode ser utilizada, repetidas vezes, quantas vezes forem necessárias até que os processos cheguem na qualidade desejada. O Ciclo PDCA é usado na redução de custos, treinamento de colaboradores e organização de fluxos de trabalho.

6. 5W2H – Plano de Ação

Facilmente adaptável à realidade de diferentes organizações, a ferramenta permite planejar e controlar melhor as tarefas, auxiliando na otimização do tempo investido em cada uma delas, ou seja, na produtividade das equipes.

A sigla 5W2H tem como origem sete perguntas em inglês, que são usadas para criar uma lista de ações, consideradas essenciais em qualquer planejamento:

• What (o quê) Qual o objetivo a ser alcançado?

• Why (por quê) Porque realizar essa ação é necessária?

• Where (onde) Onde será aplicado ou onde cada etapa será realizada?

• When (quando) Quando cada ação será executada?

• Who (quem) Quem são os responsáveis?

• How (como) Como será realizado (passo a passo)?

• How Much (quanto) Quanto custará?

Por que usar 5W2H?

É uma ferramenta de fácil aplicação e que se adapta em qualquer organização, independentemente do seu porte ou da atividade que exerce. Ela formaliza as ações que serão desenvolvidas e evita que algum ponto seja esquecido. Como resultado, todos os envolvidos têm melhor visão do que deve ser realizado, evitando dúvidas ou conflitos sobre responsabilidades, prazos e entregas.

As ferramentas de gestão não se encerram por aqui, há diversas outras ferramentas, softwares, aplicativos e plataformas disponíveis para auxiliar o empreendedor nas suas diversas atribuições como gestor.

Porém, o mais importante é saber qual delas utilizar, qual o conjunto de ferramentas que melhor se aplica ao momento e necessidades da sua organização e para isso, conte com a CausaMais.

A partir de um diagnóstico, criamos soluções personalizadas que são desenvolvidas de forma colaborativa, inovadora e pensando nos melhores resultados financeiros e de impacto social e ambiental para sua organização.

Quer saber mais sobre nosso processo de diagnóstico e soluções personalizadas? Entre em contato conosco.